Jeden z największych innowatorów technicznych, produkcyjnych i biznesowych wszech czasów – Henry Ford powiedział: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”. Od outsourcingu księgowości do outsourcingu inżynierów.

Przytoczone słowa są tak banalne, ale i zarazem stanowią genialną myśl, którą można potraktować jako esencję outsourcingu. Samo słowo outsourcing pochodzi z języka angielskiego
i w wolnym tłumaczeniu oznacza czerpanie z zewnętrznego źródła. W rzeczy samej, pod względem biznesowym chodzi o „wydzielenie na zewnątrz” części lub całości procesu z firmy matki.
Pod względem logicznym outsourcing opisuje schemat zamieszczony na rysunku 1.

Rys. 1. Zasada działania outsourcingu

Po co outcourcujemy?

Wydzielanie na zewnątrz niektórych działań, bez względu na branżę (jeśli zminimalizuje się ryzyko), może przynieść klientowi wiele korzyści. Głównymi celami outsourcingu jest:

• zmniejszenie kosztów,
• eksport ryzyka,
• koncentracja na głównej działalności,
• elastyczność w czasie zmian rynkowych,
• dostęp do specjalistycznej wiedzy i inne.

Krótka historia outsourcingu

Początki outsourcingu sięgają lat 70-tych w USA. Początkowo outsourcing był metodą na zmniejszenie kosztów realizacji niektórych zadań, np. księgowości lub HR.
Jednak wraz z rozwojem technologii komunikacji oraz z dalszym rozrostem wielkich koncernów zaistniała potrzeba dalszego wydzielania zadań poza obręb firm. Eksport ryzyka, ale przede wszystkim chęć skupienia się na swojej podstawowej działalności sprawiły, iż w latach 80-tych pojawił się outsourcing IT, ale także facility management i innych wymagających coraz bardziej specjalistycznej wiedzy branż.

Wielkie sieci handlowe są jednymi z największych posiadaczy powierzchni komercyjnych na świecie. Gdyby nie outsourcing, firmy te przerodziłyby się w usługodawców facility management na własne potrzeby, a handel zszedłby na drugie lub trzecie miejsce (także za transportem).

Początek XXI wieku, to dalszy rozwój technologii. Chęć wielkich koncernów korzystania z nich popchnęła firmy do outsourcowania coraz bardziej zaawansowanych technologiczne zadań, części lub całych działów technicznych, a nawet działów rozwoju – czyli tego co wyróżnia firmy na tle konkurencji. Powyższe przykłady dotyczą takich firm jak Auchan, BP,
Unilever i innych.

W Polsce historia outsourcingu naturalnie jest krótsza i sięga początku lat 90-tych. Niektóre jej etapy naszły na siebie. Część idei outsourcingowych przychodzi bezpośrednio z zachodnimi firmami, część jest potrzebą polskich przedsiębiorców. Na dzień dzisiejszy zakres zadań wydzielanych w polskich firmach jest na poziome tego, co działo się w USA między latami
80-tymi a 2000. Przykładem może być współpraca między KGHM a firmą Impel w zakresie utrzymania czystości lub niezliczona ilość firm outsourcujących IT.

Dostępność rynków europejskich oraz dążenie polskich firm do oferowania produktów o dużej wartości dodanej sprawia, że outsourcing inżynierów także i u nas jest jedynie kwestią czasu. Napędem dla specjalizacji outsourcingu jest jednocześnie rozwój technologii oraz zmiany rynkowe (łączenie się firm lub podziały, itd.).

Cele outsourcingu

Potrzeby przedsiębiorców uzasadniające outsourcing przedstawia wykres na rysunku 2.

Rys. 2. Cel outsourcingu dla przedsiębiorców

Najprostszą formą outsourcingu szeroko stosowaną w sieciach handlowych jest marchandising lub obsługa kas. Są to działania nie wymagające bardzo zaawansowanej wiedzy,
a zatem głównym celem jest zmniejszenie kosztów oraz nakładów czasu na obsługę HR.

Kolejnym stopniem jest księgowość, IT i tym podobne. Obniżanie kosztów nadal jest ważne, ale równie istotnym staje się możliwość skupienia przedsiębiorstwa na core własnej działalności oraz dostęp do zawsze aktualnej, już nieco specjalistycznej wiedzy.

Etapem, który przypada na zachodzie mniej więcej na rok 2010 i jest aktualnie w pełnym wzroście jest outsourcing inżynierów. Międzynarodowe korporacje, ale także np. wojsko USA powierzają część swoich działów rozwoju firmom zewnętrznym. To daje im dostęp do wiedzy stricte specjalistycznej, umożliwiając pozostanie konkurencyjnym. Zmniejszenie kosztów należy w takim wypadku szacować w stosunku do stworzenia działu rozwoju we własnej firmie, a nie do pracy pojedynczej osoby. Outsourcing inżynierów oznacza „być” lub „nie być”
dla firmy.

W branży chłodniczej przykładem zastosowania może być wykupienie jednej sieci handlowej przez drugą. Kiedy to z dnia na dzień obowiązki działu technicznego firmy nabywającej są podwajane. Dalej przenosi się to na dostawców usług, materiałów itd. Nie zawsze jest chęć lub możliwość nabycia podmiotu z jego pełną obsługą. W takiej sytuacji dział techniczny klienta handlowego wymaga szybkiego rozwoju o specjalistyczny personel. Outsourcing inżynierów jest naturalnym rozwiązaniem. Ta sama sytuacja dotyczy firm serwisujących np. chłodnictwo dla danego klienta. Szybki i znaczny rozrost działu serwisu jest bardzo skomplikowany, ale też nieopłacalny pod względem kosztowym jak i poświęcanego mu czasu. Wydzielenie administracji własnym serwisem lub obowiązków ekip serwisowych ułatwia działanie i znacznie zmniejsza ryzyko związane z realizacją kontraktu. Nie do pominięcia jest także zagadnienie wizerunkowe związane z możliwością stanięcia na wysokości zadania wobec klienta.

Powyższy przykład pokazuje jak outsourcing inżynierów może znaleźć zastosowanie w firmie nie technologicznej (firma handlowa), w przypadku której realizacja core businessu zawiera część technologiczną – obsługę facility management, ale także firma technologiczna – serwisant. W przypadku serwisu dostęp do outsourcingu umożliwia elastyczne działanie wobec potrzeb rynkowych przy jednoczesnym skupieniu się na części swojej działalności przynoszącej największy rozwój – czyli np. budowy.

Oczywiście wydzielanie pewnych działań poza własną firmę niesie ze sobą szereg wyzwań. Obejmuje ono ryzyko:

• niższej jakości usługi lub produktu,
• utraty wewnętrznych kompetencji,
• wzrostu kosztów,
• monopolu firmy outsourcującej,
• ciągłości biznesowej,
• spadku aktywności,
• wycieku informacji.

Podstawą udanej realizacji outsourcingu jest precyzyjne określenie zadań i obowiązków, a także mechanizmów i metod którym podlegają wykonywane prace oraz współpraca między klientem a usługodawcą. Przekłada się to bezpośrednio na podpisanie przemyślanego kontraktu SLA (Service Level Agreemnts) zawierającego klauzulę poufności (NDA), metodę kontroli
i oceny wykonanych prac. Dla klienta korzystne jest także zachowanie firmy konkurencyjnej, która w wypadku braku realizacji usługi przez outsourcera kontraktowego podejmie odpowiednie działania zapewniające płynność wykonywania zadania. Sposób rozliczania ma znaczny wpływ na ryzyko kosztowe. Można umówić się na wynagrodzenie ryczałtowe, zmienne lub na model mieszany (podstawa + dodatkowe usługi). Rozliczenie ma także bezpośredni wpływ na elastyczność współpracy między firmami – Im bardziej przewidywalne koszty,
tym mniejsza elastyczność.

Outsourcowane w chłodnictwie branże to:

• administracja serwisu,
• ekipy interwencyjne / serwisowe,
• ekipy budowlane,
• projektowanie i audyt,
• kierowanie projektem,
• kierowanie budową,
• inżynier handlowiec.

Słowem zakończenia. Outsourcing inżynierów jest metodą działania tak dla firm technologicznych jak i nie technologicznych. Umożliwia dużym firmom skupienie się na core własnego businessu. Małe firmy dzięki niemu mogą realizować duże kontrakty, konkurując z największymi. Dostęp do specjalistycznej wiedzy zyskują wszyscy.

Dla Chłodnictwo & Klimatyzacja

Maurycy Szwajkajzer